Всем привет, на связи Scrum-мастер команды eXpress Дмитрий Шугалей. Совсем недавно мы добавили функцию тегов в мобильных версиях нашего корпоративного мессенджера (на десктоп-клиенте они работали уже давно), и еще раз убедились, что это вполне рабочий инструмент организации работы над задачами в проекте. Попробовал сам, поговорил с коллегами — и родилась идея посмотреть, как один из популярных методов повышения личной эффективности “встраивается” в рабочий мессенджер при помощи тегов. Получилась эта заметка как отражение личного опыта и нового взгляда на старый известный подход.
В первой части статьи я коротко напомню суть метода GTD (Getting Things Done), как одного из приемов работы с информацией, который помогает классифицировать рабочие задачи. Далее покажу, как этот метод можно внедрить в рабочую рутину с помощью тегов. А после поделюсь лайфхаками и собственными системами тегов от моих коллег. Статья может быть полезна как тем, кто уже использует теги в рабочем мессенджере, так и тем, кто сомневается в их эффективности или еще просто не попробовал внедрить их в свою рабочую рутину.
Итак, коротко про метод GTD (“доведение дел до завершения”). Автор этого метода Дэвид Аллен говорит о том, что мозг создан для генерации идей, а не для их хранения, и предлагает процесс, который позволяет высвободить ресурсы мозга для решения творческих задач.
Концепт GTD включает в себя 5 простых шагов работы с информацией:
-
Cбор: соберите и зафиксируйте всё, что привлекает ваше внимание.
-
Обработка: определите, что это на самом деле означает: нужно ли вам просто напоминание о событии, необходимо выполнить одно или несколько действий?
-
Организация: разложите всё по своим местам. Для каждого вида события нужно определить место, которое гарантированно вам подскажет и напомнит о необходимых действиях.
-
Обзор: регулярно проводите ревью. Суть в том, чтобы с нужной вам периодичностью просматривать всё то, что вы положили в систему на первом шаге.
-
Последний пятый шаг, как ни странно, — это выполнение. Просто берёте и делаете то, что хотите сделать.
В “переводе” на язык тегов в рабочем мессенджере этот же алгоритм может выглядеть так:
-
Привыкайте помечать тегами ВСЕ входящие задачи, вопросы и просьбы от коллег.
-
Классифицируйте и декомпозируйте задачи.
-
В зависимости от ваших задач на проекте определите систему “меток”, удобную именно для вас, можно начать с пары-тройки основных тегов.
-
Пересматривайте систему тегов при смене позиции в проекте, самого проекта или даже работы.
-
Выполняйте рабочие задачи в соответствии с приоритетностью и системой, которую вы для себя определили при помощи тегов.
Простейшая схема работы по методу GTD из общедоступных источников выглядит так:
Я попросил разработчиков и аналитиков eXpress поделиться их собственными системами организации тегов и лайфхаками по использованию этой функции.
Некоторые разработчики из команды eXpress с помощью тегов собирают заметки по заказчикам: присваивают теги для всех материалов по проекту (начиная с чатов с командой внедрения и заканчивая постами с важными апдейтами). Таким образом, они отображаются в специальной вкладке, которая носит название этого тега. Есть и более сложные сценарии: коллега из разработки создала для заметок по разным проектным задачам несколько чатов с самой собой и присвоила каждому из них тег. Сообщения, которые нужно сохранить, в том же мессенджере легко переслать в нужный чат и все чаты лежат на виду в одном месте.
Ребята из клиентской поддержки тоже активно используют теги: по ним сортируются чаты с заказчиками, в которых работают те или иные специфичные правила и требования к работе над заявками. От того же коллеги из поддержки узнал лайфхак: можно помечать одним тегом нескольких коллег, чтобы в групповом чате, где есть они все или их часть, можно было быстро их призвать. Также при создании конференции с помощью тега группы контактов можно быстрее добавить в нее необходимых участников встречи. Отдельно удобно тегировать сообщения с задачами, которые надо будет проверить позже.
У наших аналитиков – свое кунг-фу в мире тегов:
-
Тегирование как способ отследить статус задачи. Как пример, чат, где они обсуждают предложения по новым фичам eXpress: тег на предложение, по которому нужны уточнения, тег на фичу, которая уже в работе, тег на фичу, по которому ждем оценки разработки и так далее. К слову, в проработке у нас возможности поделиться тегами с командой и управлять тегами на уровне сервера, чтобы можно было бы использовать единую систему тегов для отработанных сценариев всей командой.
-
Тегирование для тестов. Аналитик создает группу тегов для тестирования конкретной фичи, и когда нужно добавить тестовых пользователей в нужные чаты и звонки, добавляет их через поиск по тегу.
-
Тегирование по областям экспертизы. Можно присвоить тег коллегам-разработчиков, которые являются экспертами в определенных вопросах на разных клиентских платформах, и когда возникает специфический вопрос, их удобно искать по тегу.
Если кратко резюмировать, теги помогают:
-
выводить в поиске и группировать по вкладкам чаты, отмеченные общим тегом
-
выводить контакты, отмеченные общим тегом, не только в поле поиска чатов и контактов, но и массово упомянуть в чате всех участников, имеющих общий тег
-
выводить в поиске чатов конкретные сообщения, отмеченные общим тегом.
Как и в большинстве современных мессенджеров, в eXpress теги можно редактировать, их число не ограничено, можно комбинировать несколько тегов в поле поиска и настраивать для них типы уведомлений. Ну и конечно, они успешно синхронизируются между сессиями на смартфоне или ПК.
Уверен, возможности использования тегов в работе над проектными задачами далеко не ограничиваются списком выше. Приглашаю обсуждать в комментариях ваши best-практики использования тегов в работе.
Автор: Dshugaley
