Гиперавтоматизация в контексте HR-процессов: как технологии меняют управление персоналом

Гиперавтоматизация представляет собой бизнес-ориентированную стратегию, направленную на выявление и автоматизацию максимального количества процессов в организации, при этом объединяя их в единую среду. В контексте HR-подразделений гиперавтоматизация может проявляться через создание цифровой экосистемы, объединяющей все кадровые процессы — от рекрутинга и адаптации до развития талантов и управления эффективностью.

Стратегия актуальна для крупных и растущих компаний, где традиционные подходы к автоматизации уже не справляются с возрастающей сложностью и объемом HR-задач. Гиперавтоматизация помогает бизнесу выйти за рамки простой автоматизации отдельных операций и комплексно рассмотреть все HR-процессы через призму интеграции данных и создания бесшовного пользовательского опыта.

В статье рассмотрим, как гиперавтоматизация трансформирует HR-процессы, какие технологии лежат в её основе и какие преимущества она дает бизнесу при правильном внедрении.

Технологические основы гиперавтоматизации

В отличие от традиционной автоматизации, которая опирается на отдельные инструменты, гиперавтоматизация создаёт синергетический эффект через применение взаимодополняющих технологий. Каждая из них решает определенный спектр задач, а вместе они формируют целостную экосистему для трансформации HR-функции. Давайте разберемся, на каких технологиях строится этот подход и почему каждая из них важна для современного HR.

Low-code/no-code платформы для быстрой разработки и адаптации процессов

Когда HR-отдел использует готовые коробочные решения, которые тяжело поддаются кастомизации, специалистам приходится месяцами ждать, пока ИТ-отдел или вендор решения подстроит систему под бизнес-процессы компании. С low-code/no-code платформами эта боль уходит в прошлое.

Суть проста: вместо написания кода бизнес использует визуальные инструменты — drag-and-drop интерфейсы, готовые шаблоны и компоненты. Например, процесс онбординга нового сотрудника можно быстро собрать буквально как конструктор — с автоматическими уведомлениями, чек-листами и напоминаниями.

Что это даёт на практике:

• процесс приёма сотрудника, который раньше занимал пару недель и требовал 20 документов на подпись, теперь можно провести за два дня с минимумом бумажной волокиты;

• изменения в адаптационный процесс вносятся за пару часов, а не недель;

• при изменении законодательства или внутренних процессов компании можно быстро адаптировать HR-процессы под новые требования.

Машинное обучение и искусственный интеллект для автоматизации рутинных задач

В HR до 80% времени специалистов уходит на рутинные операции: размещение вакансий, назначение встреч с кандидатами и сотрудниками, заполнение документов. Автоматизация с помощью ИИ берёт на себя задачи, не требующие сложного общения. 

Рассмотрим на примере рекрутинга, как решение с искусственным интеллектом помогает оптимизировать процесс. HR-система может закрывать такие задачи, как:

• автоматическая публикация вакансий на работных сайтах;

• сбор откликов в единую базу;

• сортировка резюме по заданным критериям;

• ранжирование кандидатов от наиболее подходящих к наименее подходящим;

• рассылка тестовых заданий и контроль их выполнения.

Как это выглядит на практике: бот ищет подходящие резюме по заданным критериям и добавляет их в базу данных компании, система оценивает их релевантность и ранжирует — рекрутеру остаётся только взять из базы первый десяток резюме и назначить кандидатам собеседования. При этом компьютер принимает формальные решения (например, отсеивает кандидатов, не соответствующих базовым требованиям), а человек — стратегические (кого пригласить на собеседование, кому сделать оффер).

Единая система вовлечения для интеграции всех процессов

Частая ситуация в бизнесе: рекрутер работает в одной системе, кадровики — в другой, бухгалтерия — в третьей, а менеджеры используют Excel-таблицы. Такой «зоопарк систем» превращает простые HR-процессы в квест.

Единая система вовлечения — это принципиально новый подход к автоматизации. В отличие от традиционных «систем записи», которые просто хранят данные и обрабатывают транзакции, система вовлечения сфокусирована на пользователе и его опыте взаимодействия с  сервисными процессами. Главное отличие в том, что системы вовлечения объединяют сотрудников разных подразделений в едином цифровом пространстве, ломают границы между изолированными департаментами («бункерами») и делают процессы прозрачными для всех участников.

Для HR гиперавтоматизация через единую систему вовлечения может выглядеть так: заявка на подбор нового сотрудника создаётся руководителем, автоматически попадает к рекрутеру, после найма информация о кандидате без повторного ввода переходит в кадровую систему, а затем в бухгалтерию для расчёта зарплаты. И все участники этой цепочки видят статус процесса в реальном времени.

Продвинутая аналитика и визуализация данных

Деятельность HR-департамента ежедневно генерирует огромные объёмы данных, но зачастую эта информация остаётся неструктурированной и не используется для принятия решений. Современные решения меняют ситуацию, превращая сырые данные в понятные визуальные отчёты и дашборды.

Что умеют современные HR-аналитические инструменты:

• создавать интерактивные отчёты;

• строить воронки подбора персонала с детализацией по этапам;

• анализировать эффективность каналов привлечения кандидатов;

• прогнозировать потребность в персонале;

• визуализировать динамику текучести кадров.

Для HR-директора это настоящий прорыв — вместо субъективных ощущений появляются объективные данные для принятия решений. Например, система может показать, что 70% рекрутеров тратят время на поиск кандидатов, которые отсеиваются уже на первом собеседовании, и это сигнал к пересмотру критериев отбора.

Для качественной аналитики в системе нужны:

• конструкторы отчётов с визуальным интерфейсом настройки;

• разнообразные типы диаграмм и графиков;

• drill-down анализ от общих показателей к детальным данным;

• экспорт отчётов в различных форматах.

Например, в системе SimpleOne HRMS руководитель HR может на одном экране видеть ключевые метрики: среднее время закрытия вакансии, конверсию на разных этапах отбора, прогноз укомплектованности штата. А для детального анализа используется drill-down, позволяющий «провалиться» от общих показателей к конкретным кейсам. Такой подход позволяет HR-департаменту говорить с бизнесом на языке цифр, обосновывать необходимость инвестиций в персонал и демонстрировать измеримый вклад HR в достижение бизнес-целей компании.

Как превратить HR-данные в стратегическое преимущество компании? Разбираем основы построения эффективной HR-аналитики. В вебинаре эксперты SimpleOne и Science of HR делятся практическим опытом создания системы HR-аналитики с нуля.

Преимущества гиперавтоматизации для HR

Комплексный подход к автоматизации HR-процессов приносит организациям пользу на всех уровнях от исполнителей до руководства компании. В отличие от точечной автоматизации, гиперавтоматизация позволяет добиться синергии и изменить принцип взаимодействия между HR-службой и остальными подразделениями. 

• HR-отдел переходит от администрирования к стратегическим задачам
  Благодаря гиперавтоматизации HR-специалисты могут сконцентрироваться на более глобальных вещах: разработке программ управления талантами, совершенствовании процессов подбора и адаптации персонала.

• Консистентные данные и комплексная аналитика помогают принимать качественные управленческие решения
  Единая информационная среда позволяет HR-департаменту анализировать данные по всем направлениям работы. Аналитика, построенная на объективных цифрах, а не на субъективных оценках, помогает находить закономерности, которые остались бы незамеченными при фрагментарном анализе. Например, HRMS-система помогает определить, какие каналы поиска кандидатов приносят наиболее ценных сотрудников, как программы обучения влияют на производительность труда, и какие факторы чаще всего приводят к увольнениям в разных подразделениях. На основе этих данных руководство может принимать обоснованные решения о перераспределении HR-бюджета между различными инициативами.

• Растет уровень пользовательского опыта при взаимодействии с HR
  Сотрудники компании ожидают от HR-службы такого же удобства, как от потребительских цифровых сервисов в повседневной жизни. Когда все HR-процессы автоматизированы в комплексе, у сотрудников появляется возможность самостоятельно решать базовые вопросы: запланировать отпуск, сформировать справку 2-НДФЛ, подать заявку на обучение. Это снижает нагрузку на HR-департамент и повышает удовлетворенность сотрудников.

• Процессы становятся прозрачными
  Полная прозрачность HR-процессов позволяет всем заинтересованным сторонам отслеживать статус запросов в реальном времени. Руководители видят, как продвигается подбор персонала в их команды. Сотрудники понимают, на каком этапе находится обработка их заявления на отпуск или запроса на обучение. HR-директор получает полную картину нагрузки своего департамента через систему метрик: время закрытия разных типов вакансий, стоимость найма по категориям персонала, сроки выполнения кадровых процедур. Прозрачность помогает выявлять узкие места в процессах, а также объективно оценивать вклад HR-подразделения в достижение бизнес-целей компании.

SimpleOne HRMS: практическая реализация гиперавтоматизации

Вот как идеи гиперавтоматизации реализованы в российском решении SimpleOne HRMS.

Кастомизация HRMS без программирования

Приложение реализовано на базе low-code платформы SimpleOne, что позволяет компаниям самостоятельно настраивать процессы, доступы, роли пользователей, интерфейс приложения  и структуру данных под свои потребности.

Автоматизация всех HR процессов

• Планирование и подбор персонала
  Руководители создают планы подбора на определённый период (квартал, полугодие или год), после согласования с держателем бюджета формируются заявки на подбор, создаются и публикуются вакансии (есть интеграция с HeadHunter), ведётся база кандидатов, настраиваются различные воронки для разных типов должностей.

• Приём на работу и адаптация
  Система автоматизирует оформление кандидата при найме, ведёт учёт трудовых договоров, поддерживает процесс адаптации.

• Управление отсутствиями
  Сотрудники могут запланировать отпуск, отгул или больничный через портал, система учитывает доступные дни отпуска, визуализирует отсутствия всего отдела, чтобы избежать ситуаций, когда «втроём уходят в отпуск одновременно».

• Кадровое администрирование
  Автоматизирован выпуск справок и документов, перевод сотрудников между подразделениями, учёт и контроль нормативных требований трудового законодательства.

• Оценка и развитие
  Система позволяет настраивать регулярные процессы оценки (например, one-to-one встречи), проводить опросы, фиксировать результаты performance review, визуализировать динамику развития компетенций.

• Контроль соблюдения нормативных требований ТК РФ
  В коробочных решениях параметры трудового законодательства нужно «вшивать» ‎в код, а SimpleOne HRMS позволяет HR-специалистам и руководителям самостоятельно управлять этими настройками. Например, можно задать количество отпускных дней для разных категорий сотрудников, налоговые ставки и другие параметры. При изменении законодательства достаточно обновить значения в справочнике, не обращаясь к программистам.

Инструменты отчетности и мониторинга метрик

SimpleOne включает в себя конструктор отчетов, который позволяет оперативно и просто визуализировать данные как по сотрудникам, так и деятельности HR:

• визуализация распределения задач по типам и подразделениям;

• анализ загруженности HR-сотрудников;

• отчёты по отсутствиям (например, круговая диаграмма, показывающая, сколько сотрудников не использовали свои отпускные дни);

• отчёты по эффективности рекрутинга (количество закрытых вакансий, время закрытия, конверсия на разных этапах воронки).

Особенность системы в том, что она позволяет не только создавать отчёты, но и «проваливаться» из графиков в конкретные данные с помощью drill-down. Например, увидев на круговой диаграмме, что у 20 сотрудников остались неиспользованные отпускные дни, HR-менеджер может кликнуть на этот сегмент и получить список этих сотрудников для дальнейшей работы с ними. Построенные отчёты можно сохранять и комбинировать в дашборды, которые дают комплексное представление о HR-процессах: дашборд «Нагрузка HR» может включать отчёты по запросам, статусы запросов и сводную таблицу по нагрузке сотрудников.

При этом все отчеты динамические — то есть обновляются в режиме реального времени, в соответствии с данными в системе.

Управление задачами HR

Решение помогает HR-специалистам организовать работу с запросами — система автоматически распределяет входящие заявки по соответствующим группам HR-департамента. Руководители подразделений видят все поступившие задачи и могут распределить их между сотрудниками.

Для визуализации прогресса работы HR-команда может настроить канбан-доски, где задачи перемещаются по столбцам в зависимости от статуса выполнения. Например, доска «Запросы на подбор» позволяет отслеживать продвижение каждой заявки от момента создания до закрытия.

Сервисный подход и личный кабинет сотрудника

В основе SimpleOne HRMS лежат практики сервисного подхода, поэтому функциональность решения позволяет HR-департаменту работать как внутренний поставщик услуг для сотрудников компании. Для качественного пользовательского опыта все взаимодействия структурированы через каталог услуг.

С помощью портала самообслуживания сотрудник может запланировать отсутствие (отпуск, отгул, больничный), получить справку или копию трудовой книжки, запросить консультацию HR, подать заявление на увольнение. У руководителей расширенный доступ, они могут подать заявку на подбор или прием нового сотрудника, согласовать отсутствия своих подчинённых. Каждый запрос, полученный от сотрудника, автоматически направляется в соответствующую группу HR-специалистов — так запрос можно решить быстрее.

Каждый работник имеет в системе персональный профиль с контактной информацией и данными о занимаемой должности. Профиль служит единым источником информации о сотруднике для всех HR-процессов.

Важной частью профиля является компонент «Карьера», где отображаются профессиональная специализация и навыки. Специализацию указывает HR-департамент в соответствии с корпоративными стандартами, а навыками сотрудник управляет самостоятельно — добавляет новые компетенции и редактирует существующие.

***

Гиперавтоматизация HR-процессов, в отличие от обычной автоматизации, превращает службу управления персоналом из административного центра в драйвер бизнес-изменений. Компании, создавшие единую цифровую среду для деятельности HR, выигрывают не только в скорости и точности HR-операций, но и в способности быстро адаптироваться к меняющимся условиям рынка. Технологии дают HR-специалистам возможность сосредоточиться на том, что действительно имеет значение — на людях и их вкладе в успех организации.

А что происходит с HR-автоматизацией у вас? Какие процессы уже работают «на автопилоте», а где всё ещё приходится полагаться на ручной труд? Поделитесь своим опытом внедрения технологий в HR в комментариях.