Тайм-менеджмент для менеджеров-тимлидов-управленцев(шаблоны и рекомендации)

О чём речь?

Всем привет!

Сегодня хочу поделиться с вами личной историей преодоления и теми инструментами, рекомендациями и выводами по планированию, которые я нашла на своём непростом пути управления временем и командой, личными ресурсами и эффективностью.

Я приведу импровизированный кодекс, который поможет вам выбраться из ямы микроменеджмента и захлёстывающего с головой потока задач, или, если вам повезло, то понять как в него не попасть. Так что если вы управленец/менеджер/тимлид, то вам должно пригодиться. Но сразу скажу, некоторые рекомендации могут быть специфичными, чисто агентскими.

Хочу поделиться этой инфой потому, что знаю, что где-то на свете сейчас сидит, обняв коленки, менеджер/тимлид, который просто очень хочет на ручки и чтоб его обняли, а не вот это всё 😢

Коллега – я с тобой ✊ Держись, ты разберёшься и станешь сильнее и опытнее, чем был.

Мой контекст

Я Ксюша. Сейчас я работаю продактом. Но до этого я долгое время развивалась в менеджменте рекламных проектов в агентствах на разных позициях: от обычных аккаунтских до руководства отделом и несколькими направлениями. Под моим тимлидством творили прекрасное большие распределённые команды (до 50 человек). Так что какие-то уроки судьбы набитые по пути шишки мне удалось забрать из этого замечательного, опыта)

Главный вывод и стартовая ситуация

Главное, что я вынесла для себя – планирование, управление личными ресурсами и командой нужны и должны быть организованы системно, регулярно и комплексно.

И это признать было сложнее всего, ну и ещё то, что в действительности не знаешь, что делать. Мне кажется, что я прошла через все стадии ада от отрицания до принятия.

Было всякое: перегруз, стресс, критика, переработки, факапы дедлайнов, неудачные попытки внедрять системность, планирование, менять формат взаимодействия с коллегами. Неудачные они были потому, что я не знала, как делать это правильно.

Классно, пока можешь вывозить всё только на одном энтузиазме, но он не бесконечен. У каждого есть свои пределы и если вы их ещё не нащупали, погодите, их нащупает кто-то другой, без вашего разрешения)) Так я поняла, что если хочу как-то контролировать ситуацию и тем более развиваться, то нужно что-то менять в подходе.

Просто когда ты задумываешься о такой необходимости, особенно в первые разы, то скорее всего уже находишься в ситуации, которая вызвана как раз отсутствием “правил игры” и полной твоей дизориентацией “что делать-то” и на каком этапе началась эта “попа”. Картина маслом – ты в вакууме и кругом хаос. А из такой ямы выбраться в принципе уже труднее, чем в спокойное время потихоньку, планово, как и должно быть, итерациями внедрять систему.

Но нет дыма без огня, поэтому чтоб что-то понять, зачастую нужно обжечься.

Так вот, когда ты в “попе”, советы внедрить планирование и нормальную систему управления кажутся смешными и нереалистичными. Мозг как может, пытается откреститься от “лишней задачи”, которая никому не нужна и вообще непонятно, какой выхлоп даст.

Ты в стрессе и не можешь думать о стратегических мероприятиях, а только о том, как выбраться с этого дна. Все силы организма направлены на “выживание”, уровень адреналина высок, мы ищем быстрые простые решения. Так уж устроен мозг, что в стрессе дезактивируется префронтальная кора, которая отвечает за стратегическое мышление и у руля миндалина, которая командует выживанием и нашими животными инстинктами. Они отбирают управление друг у друга.

Меня очень крыло в этот период самообманом, от “всё ок” и “я и так всё знаю/умею” до “я пробовала и не получилось” и “это всё не работает”. Поэтому первые попытки внедрить системность и планирование накрылись медным тазом моим выгоранием.

Что делать-то?

Надо разобраться, как всё работает, взять ситуацию в свои руки и определить свои правила в этой игре. Но сначала выйти из эпицентра ситуации и из состояния стресса, по-другому мозг варить не начнёт.

И уже после этого, когда вы действительно честно признаетесь себе в необходимости внедрения системы планирования и управления, а главное, поверите в то, что это работает – только в этом случае вы начнёте искать и находить подходящие и оптимальные именно для вас решения.

Понадобится разобраться в каких зонах работы могут скрываться подводные камни, понять, как работает наш мозг, какие модели управления существуют, от чего они зависят, как помогают мозгу эффективно использовать его ресурсы и как мы ещё дополнительно можем помочь себе.

Это канва. Это то, откуда формируется образ мышления роста, такая философия своего рода. Никакими отдельно взятыми инструментами к такому не придёшь. Потому что правила нас только ограничивают, а вот сформированный образ мышления открывает новые возможности. Я искренне уверена, что без понимания себя, инструменты, типа матрицы Эйзенхауэра или метода помидора, будут просто бесполезны.

За одну эту статью обо всё разом не расскажешь точно, поэтому пока я просто приведу список “скорой помощи” ёмкими пунктами. И запланирую продолжение в следующих частях.

Рекомендации по управлению временем

Планирование

1. Планируйте обязательно своё время. Определитесь с форматом личного ресурсного планирования и планируйте свой день, неделю, спринт. При необходимости сделайте план общедоступным, с понятным форматом приоритезации беклога(используйте модели скоринга). Проводите check и act(PDCA – цикл Дёминга) – корректируйте по потребности.

2. Выделяйте время на работу с инбоксом – проверка почты, мессенджеры и т п. Определите периодичность, иначе работа с этим пунктом превратится в хаос и сделает вас своим заложником. Необязательно проверять входящие 10 раз в день и моментально отвечать на них.

3. Закладывайте время в дне на планирование и оценку задач, прежде чем браться за них – планируйте планирование.

4. Закладывайте буфер на внеплановые задачи (от клиента, переписки и т п) – его вам нужно оценить самостоятельно опытным путём, у меня бывали времена, когда половину-треть раб дня нужно было выделять.

5. Не пропускайте обед, выделяйте на него время. В течение дня делайте себе дополнительные перерывы.

6. Выделите время в конце дня на завершение задач, чтоб закончить вовремя рабочий день (не ставьте на это время встречи).

7. Прошейте календарь регулярными слотами.
   Внесите все постоянные встречи, слоты под задачи, обеды, слоты под встречи. Используйте цвета для визуализации. Например личные – только жёлтые. Задачи тоже можно закидывать в календарь.

8. Планируйте личный ресурс:
   Сколько всего рабочих часов в этом периоде? Сколько из них вы тратите на регулярные пункты? А на остальные? Главное, чтоб кол-во часов необходимое на проекты не превышало кол-во часов, которое у вас лично есть внутри этого периода.
   *Кстати, этот же шаблон можно использовать для планирования ресурсов команд.
   Ссылка на первоисточник.

9. Если проектов несколько – приоритизируйте.
   Например, можно по объёму бюджетов: Считаем, сколько денег приходит всего по каждому проекту, делим между собой в процентном соотношении, перекладываем соотношение на рабочие часы. В итоге получаем столько, сколько тебе “нужно” тратить на каждый проект, а если какой-то требует больше, можно попытаться сэкономить и перенести с других, если это реально, если нет – нужно обсуждать с руководством варианты решения.

10. Управляйте своими зонами внимания:
    Делать это нужно регулярно, особенно, когда накрывает большим объёмом новой работы или когда очень сильно меняются сферы внимания. Чувствуете, что идёт расфокус, этот инструмент хорошо поможет себя подсобрать.

11. Если вы не знакомились ближе с моделью Кеневина и гибкими методологиями(скрам, канбан и т п) и – настоятельно рекомендую. Особенно этим грешат маркетинговые команды. Считается, что гибкие методологии – только для разработки. Это не так. Изучите методики, заберите себе работу лучшие практики. И помните – форма не должна превалировать над функцией.

Работа с задачами

1. Прежде, чем делать задачу, сначала подумайте хорошо, а моя ли это задача, по адресу ли она прилетела вообще, и если нет – перенаправляйте на другого/предлагайте решение без вашего участия.

2. Старайтесь не загонять себя в рамки только имеющихся у вас ресурсов(личных, командных). Ты ограничен только тем, что имеешь, только пока сам веришь в это. Если видите, что их не хватает – привлекайте дополнительные. Не пытайтесь собой затыкать все дыры.

3. Если задача быстрая, на пару минут – делайте сразу.

4. По возможности не пытайтесь решать за день больше одной сложной задачи.

5. Прежде чем делать задачу, даже если она суперсрочная, дайте себе время, чтоб прикинуть несколько вариантов решения, иначе, если сразу кидаться в бой, можно уже только в итоге понять, чтоб на начальном этапе можно было выбрать другой путь.

6. Если поступила новая задача, не говорите сразу, когда её сделаете, говорите, когда сможете с ней ознакомиться и дать оценку. Дайте себе больше времени на планирование.

7. Если работаете со смежниками, по возможности старайтесь использовать общее рабочее пространство, хотя бы для ведения статусов движения задач из бэклога по этапам работ. Так все будут видеть ваш текущий приоритет.

8. Когда работаете с конкретной задачей – фокусируйтесь только на ней. Для решения сложных задач лучше всего вообще отключить уведомления везде.

9. И вообще – не оставляйте постоянно включенными уведомления во всевозможных рабочих чатах, мессенджерах, почте и задачниках. Бесконечные уведомления – это перманентный стресс для организма, который незаметно приводит к расфокусу в работе. Просто выделите себе время отдельное в дне на проверку источников и предупредите коллег, что по срочным вопросам вам лучше звонить или тегать.

10. Результат работы может быть неидеальным. Просто примите это.

11. Подумайте о том, как можно сделать эту задачу проще и быстрее? Какого минимального результата от неё ждут? Какие самые важные условия нужно учесть для того, чтоб её приняли?

12. Созвоны:
    1) на каждую встречу у вас должна быть адженда и примерное представление вашей роли в решении этих вопросов,
    2) старайтесь сокращать их по времени максимально, чтоб обойтись без лишней болтовни, если не успеваете обсудить всё необходимое – лучше потом договоритесь на дополнительную или соберёте ответы/предложения в задаче, т к зачастую участникам может потребоваться время переварить инфу, прежде, чем выдать комменты,
    3) анализируйте свои встречи, убирайте ненужные, на каких-то вероятно могут обойтись с решением и без вашего участия,
    4) не забывайте, что зачастую ко встречам нужно время на подготовку и после на постмит/резюме и пр., поэтому дополнительно нужно закладывать время и на это в дне. На практике идеально не больше 2х подряд ставить.

Управление отношениями

1. Не додумывайте(!) ничего ни за кого, ни за коллег, ни тем более за клиента: а удобно им или нет, а есть ли у них время и возможности, а будут ли они тратить на это деньги или нет, понравится им или не понравится. Вы – не они, не гадалка и не сверхразум. Вы не можете знать наверняка чужое мнение. Спасибо за такую инициативу никто не скажет, скорее всего её даже не заметят, в худшем случае вам ещё и прилетит. Не фантазируйте, спросите прямо, обсудите решения совместно.

2. Ищите эффективные связки в команде и процессах, чтоб минимизировать своё участие, наладить автономность от вас и доступность к общей информации. Делегируйте.

3. Не переделывайте за команду задачи, не давайте им слишком много правок. Больше доверяйте коллегам, ваша задача помогать им делать их работу качественно, находить, чего им для этого не хватает и давать необходимое(информации, постановку задачи, формат работы менять, и т п), а не работать вместо них и тушить пожары, люди должны получать собственный опыт.

   Идеально, если факапы ребят проходят под вашим контролем, т к риск от итогов не должен превышать пользу от обучения.

   Но если человек не учится на своих ошибках, не адаптируется, не проявляет инициативу – это повод задуматься о замене и эскалировании. И решать такие вопросы нужно как можно оперативнее, не затягивайте.

4. Не ищите виноватых, ищите решение.

5. Если проект крупный, для команды может быть важно быть на одной волне с клиентом и иметь общий информационный фон – ориентироваться в продукте, ценностях и мнении клиента. Для этого нужны регулярные живые встречи команда-клиент. Тогда вам не придётся какие-то тонкие детали комментировать отдельно команде + они будут видеть больше возможностей для роста проекта, чувствовать свою ценность и прямой вклад в прогресс. Никакие пересказывания, доп комменты в задачах, этого не заменят, т к не отразят весь контекст.

   Плюсом вы будете иметь лояльные, доверительные отношения с клиентом, он будет представлять масштабы работ, ценить объёмы и компетенцию. Иногда, из-за удалённого формата взаимодействия, на стороне клиента может теряться ощущение, что он работает с конкретными людьми, специалистами, у которых есть образ мышления, логика, опыт в тематике, своё видение развития проекта.

   Даже если вы всё знаете о проекте, не нужно зацикливать на себе всю информацию. Ваша ценность, как менеджера не в ней, а в умении управлять командой.

   При этом я не имею в виду, что нужно всю команду собирать на созвоны с клиентом. Добавляйте во встречи тех, у кого есть повестка для обсуждения и только по одному представителю от направления, он будет мини-носителем гена продукта в группе, а не только вы одни на весь монастырь.

6. Чтоб клиент не закидывал кучей вопросов по обстановке в проекте и внеплановыми срочными задачами – берите инициативу в свои руки:
   определите формат управления(скрам, канбан или др.), задайте приоритезацию беклога(скоринг), условия, при которых в план работ вносятся изменения, сделайте отдельный регулярный созвон, где всё показывайте-рассказывайте сами по результатам, стратегии, предложениям, плану работ и наполнению бэклога.
   Периодичность, планирование, правила – главные помощники в управлении временем.

7. Учитесь управлять эмоциями. Они часто мешают трезво оценить ситуацию и приступить корректно к выполнению задачи. Если чувствуете, что накрывает, задайте себе вопросы:
   Есть ли сейчас проблема? Какая? Что сейчас происходит конкретно?
   За что я на самом деле переживаю?
   Что произойдёт, если я не справлюсь?
   Реален ли мой страх?
   Как я пытаюсь решить проблему? Чем я на самом деле сейчас занимаюсь?
   Подходящее ли это решение? Какие вообще есть варианты? Какое решение лучшее?

   Для своей конкретной ситуации у вас могут быть другие вопросы, просто научитесь проговаривать для себя вслух саму ситуацию, свои эмоции, задавать себе вопросы во фрейме осознания и решения, а не во фрейме эмоций и проблем.

Послесловие для перегруженных

Может показаться, что я слишком много всего предлагаю спланировать и всё это не запихнуть в план, потому что тогда времени на работу вообще не останется.

Первое – на самом деле планирование кажется трудным только первый месяц(если делать это правильно), а дальше это уже настолько автоматически происходит, что занимает считанные минуты.

Но кому так всё равно кажется – вам не кажется)) Вот именно вам))

В этом случае нужно пересмотреть, проанализировать подробнее вашу нагрузку.

Если вы чувствуете, что у вас перегруз, распишите всё по тем шаблонам и подходам, которые я привела выше. Оцените ситуацию и сначала подумайте о том, что ещё вы можете изменить, какие процессы поправить, чему научиться – на что вы тратите больше всего времени? Можно ли это изменить? Как? Попробуйте это сделать. Посмотрите на результат.

Если этого оказалось недостаточно – у вас уже есть почва для разговора с руководителем. Продумайте план встречи с аргументами и по возможности предложите решения.

Если вы чувствуете, что вас не слышат или просто не чувствуете, что ситуация поменяется, не верите в предлагаемые решения, помните главное – лучше вас, ваши пределы и возможности не знает никто и решение в итоге только за вами.

Ваш руководитель не бог и не мама. Он не решает вашу судьбу и не будет о вас заботиться во что бы то ни стало. У него свои цели и задачи и ваша нагрузка может быть для него далеко не приоритетной задачей. Он может быть сам сейчас перегружен и ему бы кто помог)

Поэтому ваша нагрузка – это в первую очередь ваша ответственность.

В общем, управляйте своим временем сами, а иначе оно будет управлять вами))

Коллеги, делитесь в комментариях своими приёмами, историями и рекомендациями. Буду рада дополнениям!

Источники и рекомендации

Канал Ксении Ярославцевой: отсюда все шаблоны гугл таблиц и ещё там очень много классных рекомендаций.

Видео: Почему и как надо работать меньше, чтобы жить лучше.